法定保存文書の保存期間一覧｜おすすめの文書保管サービス11選も紹介

法定保存文書とは

法定保存文書とは、法律によって保存期間が定められている書類を指します。関わる法律には商法や会社法、労働基準法などがあり、保存期間は文書によって異なるため、すべての文書の保存期間を間違えないようにして、保存することが大切です。
定められた保存期間は最低限の年数を指し、仮に紛失してしまうと、罰則を課せられたり、税部調査で不利になったりする場合があります。法定保存文書は、紛失しないようにしっかりと保存しておきましょう。

主要文書（書類）ごとの保存期間一覧

法定文書の保存期間を、以下のとおり分けて示します。

• 永久保存する文書
• 保存期間が10年間の文書
• 保存期間が7年間の文書
• 保存期間が5年間の文書
• 保存期間が3年間の文書
• 保存期間が1〜2年間の文書

順番に見ていきましょう。

永久保存する文書（書類）

分類	総務
文書名	定款 株式名簿、新株予約権原簿・社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿 登記や訴訟に関係する文書（権利、判決書など） 官公署への提出文書、官公署からの重要な書類（許可書・認可書・通達など） 知的所有権に関する文書（特許証・登録章など） 社規・社則に関する通達文書 効力が永続する契約に関する文書 重要な権利や財産の得喪などに関する文書 社報・社内報および重要な刊行物 製品の開発・設計に関する重要文書（特許書類など） 儀式・祭典に関する文書 関連会社に関する文書 会計監査に関する文書 外部の団体への加入・脱退に関する書類

 

定款や株式など、株式会社を設立する際に必ず作成しなければいけない文書を代表に、多くの文書が義務付けられています。ここから保存期間ごとに書類を紹介していきますが、法律で定められていない文書は、自社で保存期間を定めることになります。

部署によって期限が異なることのないよう、会社で確認し、統一していきましょう。

分類	経理
文書名	決算に関する書類 株式増資に関する書類 中長期予算、年次予算に関する書類 固定資産に関する書類

 

分類	人事
文書名	重要な人事に関わる書類 従業員の労務・人事・給与・社会保険関係の書類 労働協約に関する書類 表彰や懲戒に関する文書

保存期間が10年間の文書（書類）

分類	総務
文書名	株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録、委員会議事録 重要会議の議事録 満期または解約となった契約書 製品の取引に関する記録 損害保険に関する重要な文書 社内全般の通達に係る文書 福利厚生に関する文書 経営管理のために重要な文書

 

分類	経理
文書名	計算書類および附属明細書 会計帳簿及び事業に関わる重要書類 財務関係書類 年次・年次決算書類

保存期間が10年の文書は、人事にはなく、総務と経理に存在します。満期または解約となった契約書や重要会議の議事録は、厳密にいうと法的に規定はありません。

しかし実務上、最低10年の保管が必要となる場合が多い文書であるため、法律で定められた文書と同じ様に扱いましょう。

保存期間が7年間の文書（書類）

分類	経理
文書名	取引に関する帳簿（仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など） 決算に関して作成された書類 取引証憑書類（領収書、預金通帳、借用書など） 有価証券の取引で作成された証憑書類（有価証券受渡計算書、売買報告書、社債申込書など） 取引証憑書類（請求書、契約書、見積書など） 電子取引の取引情報に関わる電磁的記録 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書 給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書 課税仕入などの税額の控除に関する帳簿、請求書 資産の譲渡や課税仕入れ、課税貨物の保税地域からの取引に関する帳簿 源泉徴収簿

保存期間が7年の文書は、経理に関する文書のみです。上記のほか、業種により「粉塵濃度の測定」や「じん肺健康診断」を実施している企業では、記録文書が必要になるため、初めに自社がどのような文書を扱っているか確認、把握しておきましょう。

保存期間が5年間の文書（書類）

分類	総務
文書	事業報告 有価証券届出書・有価証券報告書とその添付書類、訂正届出書の写し 契約期限のある覚書、念書、協定書 重要事項のやりとりに関わる書類 診療録（カルテ） 産業廃棄物管理表

 

分類	経理
文書	監査報告 会計監査報告 会計参与が備えおくべき計算書類、附属明細書、会計参与報告 金融機関等が保存する非課税貯蓄申込書、非課税貯蓄申告書など 金融機関等が保存する海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書、海外天気者の国内勤務申告書などの写し 金融機関等が保存する退職等に関する通知書 監査役の監査報告書 退職等に関する通知書 海外転勤者の財政形成非課税住宅貯蓄継続用申告書、海外転勤者の国内勤務報告書などの写し

 

分類	人事
文書	従業員の身元保証書 誓約書など 雇用保険の被保険者に関する書類 雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿

上記のうち、総務の取り扱う契約期限を伴う覚書や念書、協定書は法的根拠はないものの、5年間の保存が一般的です。また5年間保存する文書に関しても、業種によっては各種健康診断の個人票や安全委員会議事録が定められている場合もあるため、よく確認しておきましょう。

保存期間が3年間の文書（書類）

分類	総務
文書	四半期報告書、半期報告書とその訂正報告書の写し 官公署関係の認可や出願の書類 業務日報、社内会議の記録、契約書など後に参照可能性のある書類 消耗品や購入品の受け入れ・払い戻し・保管の書類 統計書類 企画・広告・宣伝・市場調査などに関する書類 業務日報 外部団体への寄付や賛助に関する書類

 

分類	人事
文書	労働者名簿 賃金台帳 雇用、解雇、退職に関する書類 災害補償に関する書類 タイムカードや残業命令書、残業報告書など 労災保険に関する書類 労働保険に関する書類

総務と人事で扱う上記の文書は、金融商品取引法や労働基準法などで、期限が定められています。3年間の保存は書類が作成された日ではなく、最終記入日や、完結した日が始まりです。

3年以上保存する文書であるため、3年ちょうどでの破棄はほとんど無いとは思いますが、保存義務が終了しないうちに破棄しないよう注意しましょう。

保存期間が1〜2年間の文書（書類）

分類	総務
文書	臨時報告書、自己株券買付状況報告書とその訂正報告書の写し 日誌、送受信文書、通知書類、調査書類など 来客記録 株主総会委任状 催事出品商品申請書

 

分類	人事
文書	雇用保険関係の書類 健康保険・厚生年金保険関係の書類 住所姓名の変更届 出勤簿、休暇届、欠勤願、休暇使用記録表

主に総務や人事で扱う上記の文書は、金融商品取引法や、雇用保険法施行規則などにより、保存期間が定められています。雇用保険関係の書類に関しては、4年の保存期間が発生するものもありますので、はじめにしっかりと確認しておきましょう。

文書保管サービスを利用するメリット

保管期間ごとによる文書を見ていきましたが、自社だけで上記の文書すべてを管理しようとすると、多くの労力や時間を要するでしょう。たとえば文書保管サービスを利用した場合、以下の3つのメリットが考えられます。

1. 重要書類を安全に保管・廃棄できる
2. 書類の保管スペースを削減できる
3. Web上で書類の検索・配送ができる

文書保管サービスとは、自社に代わって保管が必要な文書を預かってくれるサービスです。順番に見ていきましょう。

重要書類を安全に保管・廃棄できる

文書保管サービスを利用すれば、重要書類を安全に保管、または廃棄できます。保管期限の異なる多くの書類を紛失しないように適切に管理するためには、多くの労力が必要です。

紛失や、誤って廃棄するなどの事態を起こさないために、文書保管サービスを利用して、安全に保管してもらいましょう。また廃棄についても文書保管サービスに任せれば、自社でのシュレッダー作業や、廃棄業者に依頼する手間が発生しません。

情報漏洩の危険が少なく、溶解処理などの確実な方法で廃棄してくれる文書保管サービスを選ぶようにしましょう。

書類の保管スペースを削減できる

文書保管サービスを利用すれば、文書の保管スペースの削減が可能です。数多くの文書を一覧で紹介しましたが、自社で文書を保管する場合、必ず保管スペースが必要になります。

文書保管サービスは数多くの文書をすべて預けられるため、保管スペースが削減できます。原本を取り寄せる際などに必要なスペースを少し確保しておけば十分なので、今まで存在していた保管スペースを、別の用途で利用することも可能です。

Web上で書類の検索・配送ができる

文書保管サービスには、預けるだけではなく、預けた書類をWeb上で検索し、必要に応じて配送を行ってくれるものもあります。サービスによりラベリングやタイトルを付けて検索をしやすくしてくれているサービスもあるため、資料探しの時間を短縮したい企業は、ぜひ導入を検討してみてください。

おすすめの文書保管サービス11選

文書保管サービスのメリットを見てきましたが、ここからはおすすめの文書保管サービスを11つ紹介します。

• 【佐川急便】文書保管管理
• 【三井倉庫ビジネスパートナーズ】スマート書庫
• 【住友倉庫】文書保管（書類保管）
• 【大塚商会】デジ倉 機密文書保管サービス
•  【富士防災警備】書類保管
• 【東武デリバリー】書類保管
• 【東日本倉庫】文書保管・機密書類保管
• 【株式会社アズコムデータセキュリティ】データマネジメント・ソリューション
• 【SRI】文書保管サービス
• 【丸八倉庫株】文書保管

順番に見ていきましょう。

【佐川急便】文書保管管理

価格	A3対応：1枚424円（税込） A4対応：1枚360円（税込）
サービス特徴	セキュリティが万全 徹底した湿度管理 溶解処理で情報漏洩保護

佐川急便が行う文書保管サービス「文書保管管理」は、しっかりとしたセキュリティが特徴です。保管庫への入室は専任オペレーターのみとし、入室の際も指紋認証と静脈センサー、人脈センサー、防犯カメラで部外者を排除します。

また湿気で痛みやすい文書を守るため、湿度管理が徹底されている点も大きな特徴です。保管期限の過ぎた書類は溶解処理で廃棄してくれるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えているサービスと言えるでしょう。

【三井倉庫ビジネスパートナーズ】スマート書庫

価格	保管料：100円（税別） 入庫および出庫配送料：500円（税別・出庫無料） 専用保管箱料金：300円（税別） 溶解処理料：500円（税別）
サービス特徴	ランニングコストが安い 預け入れから取り出しまでの手続きのすべてがWeb完結 預けた文書と社内の文書も一緒に管理

三井倉庫ビジネスパートナーが行う文書保管サービス「スマート書庫」は、ランニングコストが安いことが特徴です。上記の価格で示したとおり、スマート書庫の保管料は100円（税別）で多くの業者と変わらないものの、専用保管箱の料金や配送料も安いため、トータルで毎月かかるコストが安くなるでしょう。

また預け入れから取り出しまでのすべてがWebで完結できるほか、社内文書と預けた文書の両方が、一括で管理できます。さらに手元に残した文書の管理も行ってくれる点は、大きなメリットです。

【住友倉庫】文書保管（書類保管）

価格	要問い合わせ
サービス特徴	セキュリティの整った倉庫で保管 文書廃棄の際、希望すれば廃棄証明書が貰える 閲覧スペースを設けている

住友倉庫が行なっている文書管理サービスは、価格に関して公開されていないため、問い合わせが必要です。料金の問い合わせの際は、月額保管料だけでなく初回預け入れ料金や、入出庫料、配達料、オプションなども必ず問い合わせるようにしてください。

住友倉庫の特徴は、預けた文書をセキュリティの整った倉庫で保管してくれる点です。廃棄の際には廃棄証明書が発行できる点や、必要の際は閲覧スペースが利用できるサービスも、特徴的といえるでしょう

【大塚商会】デジ倉 機密文書保管サービス

価格	月額保管用：5箱18,000円（税別）
サービス特徴	専用の機密文書保管倉庫で文書を保管 必要な文書は電子化され、必要なときにメールで受け取れる 希望により文書の抹消サービスも行なっている

大塚商会が行なっている文書管理サービス「デジ倉」は、専用の機密文書保管倉庫が用意され、高いセキュリティを確保した状態で保管してくれます。文書の電子化サービスも行なっており、必要な文書はメールに添付して送ってもらえるのも大きな特徴です。

希望すれば、安全かつ確実に文書を抹消するサービスも用意されているため、保管から廃棄まで、文書に関わる作業をワンストップで任せられます。

【富士防災警備】書類保管

価格	要問い合わせ
サービス特徴	警備会社仕様の万全セキュリティ 入出庫や廃棄などの指示がWebで行える 緊急時の集配送でも365日24時間いつでも対応

警備会社である富士防災警備が行う書類保管サービスは、大切な文書を強固なセキュリティで守ってくれます。防犯性完備の集配車や、最先端セキュリティを備えた施設は、他人に付け入る隙を与えません。

集配を24時間行ってくれるサービスや、入出庫や廃棄指示がWebで簡単に行える点も使いやすいサービスです。サービスページ上では価格が提示されていないため、料金については問い合わせてしっかりと確認しておきましょう。

【東武デリバリー】書類保管

価格	要問い合わせ
サービス特徴	バーコードシステムにより書類を管理している 希望により文書名・日付名を入力してデータベース化が可能 万全のセキュリティ体制

東武デリバリーが行う書類保管サービスは、預かった品にバーコードを貼り付け、独自の保管システムで管理してくれます。1箱から預け入れができるだけでなく、データベース化もできるため、大量の文書でも安心です。

専門の教育を受けた社員が特装車両で集配を行なってくれる他、保管庫への入室も専任スタッフだけが行えるなど、セキュリティも充実しています。

【東日本倉庫】文書保管・機密書類保管

価格	保管料：要問い合わせ 作業料：要問い合わせ 配送料：郡山市内の基本料金、3箱までは1,650円（税込）。以降1箱につき550円（税込）。他地域は要問い合わせ 検索料：要問い合わせ 廃棄料：1箱550円（税込）から
サービス特徴	優良トランクルームとして認定されている ダンボール1箱やファイル、ケース単位での預かりも可能 文書の重要度により配送形態を考慮してくれる

東日本倉庫の文書保管サービスは、国土交通省により優良トランクルーム認定を受けています。優良トランクルーム認定には定温、定湿、防塵などの性能が必要であり、文書にとって適した保管環境であることが分かるでしょう。

最小単位での預かりも可能であるだけでなく、文書の重要度により料金面でお得になるよう、配送形態を考えてくれます。価格については問い合わせが必要な部分が多いですが、会社のある郡山市内であれば配送料も安いため、近くの方は利用してみてはいかがでしょうか。

【株式会社アズコムデータセキュリティ】データマネジメント・ソリューション

価格	要問い合わせ
サービス特徴	個人情報保護に関する審査基準をクリア 預かった保管物はバーコードシステムにより一元管理 集配送から廃棄までのセキュリティが整っている

株式会社アズコムデータセキュリティの文書保管サービスは、個人情報保護マネジメントシステムを制定し、Pマーク認定を取得しているため、セキュリティに関して信頼できる企業と言えるでしょう。預かった文書は、バーコードシステムにより一元管理し、情報を守ります。

集配送はデータ集配専用のセキュリティカーで行い、破棄する際も厳重なセキュリティ下で抹消することを掲げています。料金は要問い合わせとなりますが、株式会社アズコムデータセキュリティは、セキュリティにとことんこだわった文書保管サービスです。

【SRI】文書保管サービス

価格	要問い合わせ
サービス特徴	文書は1件単位でバーコード管理 SRI独自の高耐久文書保存箱を使用している 様々な面での万全セキュリティ管理体制を構築

SRIの文書保管サービスは、利用者のニーズに合わせて1箱単位、1ファイル単位、1件単位での預かりが可能です。保管には長期間の保存や輸送に最適な、文書保存箱を採用し、経年劣化を防ぎます。

アクセス管理や施設外周セキュリティ、輸送セキュリティ、教育などの様々な面からセキュリティ管理体制を万全に行うため、大切な文書の安全かつ適正な管理が可能といえるでしょう。

【丸八倉庫株】文書保管

価格	要問い合わせ
サービス特徴	万全なセキュリティ体制 15時までに依頼承認されれば最短翌営業日で取り出し可能 営業時間内であれば利用可能の閲覧室

丸八倉庫株式会社の文書保管サービスは、静脈認証システムによる入退室管理や監視カメラによる管理、Pマーク取得済など、万全なセキュリティ体制を整えています。15時までに取り出し依頼が承認されれば、最短翌営業日で取り出し可能であるほか、営業時間内であれば閲覧室の利用も可能です。

機密文書専用倉庫は東京都に1件、千葉県に2件と関東中心であるため、近くの倉庫を利用してみてはいかがでしょうか。料金は預かる文書のケース数やセキュリティレベルにより異なるため、問い合わせをした上で利用してみてください。

文書保管に関するよくある質問

文書の保管期間は？

文書の保管期間は、法律により異なります。

• 永久的に破棄してはいけない書類
• 10年間保管
• 7年間保管
• 5年間保管
• 3年間保管
• 〜2年間保管

上記のようにさまざまな保管期間があるため、今回紹介した一覧を参考に、取り扱う文書の保管期間を覚えておきましょう。

文書保管倉庫（サービス）のメリットは？

文書保管倉庫サービスを利用するメリットは、主に以下の3つです。

• 重要書類を安全に保管・破棄できる
• 書類の保管スペースを削減できる
• Web上で書類の検索・配送ができる

上記の他にも、書類の明細機能が備わっているサービスもあります。文書を預ける際に箱の中身を一覧にしてまとめ、関わるすべての人間に文書の所在を共有できるサービスなので、自社のメリットとなるようであれば、ぜひ利用していきましょう。

文書保管のおすすめサービスは？

文書保管サービスは多くの業者が参入しており、特徴もさまざまなので、自社が何を重点的に行いたいかはっきりさせることが大切です。
例えばセキュリティが強固な業者を選びたいのであれば、警備会社である富士防災警備や、個人情報保護に関する審査基準をクリアしている株式会社アズコムデータセキュリティなどがおすすめです。

倉庫の立地やシステムの機能など、重視する面を決めて、選定してみてください。

まとめ

法定保存文書は法律によって保管期限が決められた文書で、保管期間に達しないまま破棄してしまうと、重大なリスクを負う可能性があります。しかし日々増え続けていく文書を適切に管理していくことは、決して容易ではありません。

そこで利用したいのが、文書保管サービスです。今回挙げた10社はどれもおすすめの業者であるため、自社に合った使い方ができそうなサービスを探してみてください。