【2022年最新】スキャニング代行サービスおすすめ7選｜選び方も解説

スキャニング代行サービスとは

スキャニング代行サービスとは、保管されている紙の資料を電子データ化する作業を、自社の代わりに行ってくれるサービスです。

そもそもスキャニングは、紙の資料をスキャナと呼ばれる機器を通し、電子データ化する作業です。印刷された情報は、PDFファイルやJPEGファイルに変換され、PCで保管できるようになります。
紙の資料をスキャニングしてデジタルデータとして保存すれば、保管場所の削減や原本の劣化を防げるなど、さまざまなメリットを享受できます。その一方でスキャン作業に多くの時間を費やしてしまうようであれば、人件費や時間、労力などのコストがかかってしまいます。

ここからは、スキャニング代行サービスを利用するメリットや、スキャニング代行サービスの選び方を見ていきましょう。

スキャニング代行サービスのメリット

スキャニング代行サービスのメリットには、以下の3つが挙げられます。

• コスト削減
• さまざまなサイズの書類をデータ化できる
• データの保存状態が良い

順番に見ていきましょう。

コスト削減につながる

スキャニング代行サービスを利用するメリットとして挙げられるのが、コストの削減です。
スキャニング作業はただ資料をスキャンすれば良いだけではなく、以下の手間がかかる場合があります。

• 保管ファイルから資料を取り出す
• 留めてあるクリップやホチキスを外す・戻す

慣れていない人間が行えば作業に時間がかかり、本来行うべき業務に支障をきたしてしまう場合もあるでしょう。スキャニング代行サービスを利用すれば労働コストの削減になるうえ、金銭的にも社内の人間でスキャニングを実施するより、安く済む場合があるため、ぜひ検討してみてください。

様々なサイズの書類をデータ化できる

スキャニング代行サービスを利用すれば、大小様々なサイズの書類をデータ化できる点もメリットといえるでしょう。スキャニング代行サービスはスキャニングのプロであるため、業者によっては、以下のような一般のオフィスでは対応が難しいサイズの用紙でも対応してくれます。

• チラシや広告、設計図などのA3以上の書類
• 名刺やはがきサイズの小さな書

スキャニング代行サービスは様々なサイズの書類に対応できるだけでなく、スキャンや書類の扱いにも長けているため、角を合わせた綺麗で見やすいデータにしてもらえるのもポイントです。

どの程度のサイズまでスキャニング対応としているかは業者によって異なるため、気になるスキャニング代行サービスがあれば、見積もりを取って比較するとよいでしょう。

データの保存状態が良い

上記のほか、データの保存状態が良い点も、スキャニング代行サービスのメリットです。たとえばスキャナの扱いに慣れていない人間が作業を行った際、以下の状態になってしまう場合があります。

• 文字の裏写り
• 謎の影の映り込み
• 文字の伸び
• 妙な傾き
• ゴミの混入

電子化したデータは今後長く使用されるため、誰もが読み取れる鮮明な写りであることが必要です。スムーズに綺麗な電子データとしたい場合、自社の人間で行うよりも、業者に依頼することを検討してみてください。

スキャニング代行サービスの選び方

スキャニング代行サービスの選び方には、以下の5つがあります。

1. 価格
2. 品質
3. セキュリティ
4. 原本の取り扱い
5. サポート体制

順番に見ていきましょう。

価格

スキャニング代行サービスを選ぶ際に重視したいのが、価格です。実はスキャニング代行サービスの価格は、以下のようなさまざまな要因によって成り立っているため、HPに載っている価格を見ただけでは妥当かどうかの判断はできません。

• 基本料金または最低料金
• 最低発注数
• 原本の状態
• 書類の大きさ
• 書類の種類
• 出張サービスの有無
• 電子データの仕分け
• 納期
• 使用機器、スキャン方法

価格相場がはっきりと決められていないスキャニング代行サービスは、1枚あたりいくらといった料金をHP上に載せてはいるものの、実際は発注数や書類の大きさ、オプションの有無などで大きく料金が変わってきます。HPを見た中で安い料金を提示してある業者でも追加費用が発生する場合があるため、必ず問い合わせて自社の状況を伝え、見積もりを取りましょう。
また見積もりは一社だけでなく、必ず検討している業者すべての相見積もりを取ってください。数社相見積もりを取ることで価格交渉にもなるほか、自社にとって最適なサービスを選びやすくなります。

品質

スキャニング代行サービスを選ぶ際は、品質も重要です。せっかく料金を支払ってデータ化を任せるのですから、品質もしっかりしている業者を選びたいのは当然といえるでしょう。
ただし実際に作業してみなければ、高品質のデータを納品してもらえるかはわかりません。実際に注文する前に業者の品質が高いか低いかをチェックするためにサンプルの提出をしてもらうほか、以下のポイントを参考にしてみてください。

• どのようなスキャニング機材を使うのか
• これまでの受注実績
• 社員の中に文書情報管理士の資格者はいるか

文書情報管理士とは、文書類や帳票類、伝票、図面などの紙媒体の情報をスキャンし、PC上で見られるようにする技術があることを示す資格です。大量の書類をデータ化し、長期的な保存方法を理解するほか、マイクロフィルムを活用するための技術や、関連法規などの知識を学びます。
e-文書法に関しての知識も会得しているため、帳簿や国税関係書類などの電子化についても相談できる点は頼もしいと言えるでしょう。品質をどのように判断していいか迷った際は、サンプルを見ると共に、文書情報管理士の有無をチェックしてみてください。

セキュリティ

自社の情報を預けてスキャニング作業を行なってもらうため、スキャニング代行サービスのセキュリティがどの程度強固なのか知ることは、重要な選定ポイントです。スキャニング代行サービス業者のセキュリティを知っておくため、預かった紙資料やデータの保護や管理方法を事前に訪ねておくといいでしょう。

• * PCに細心のウイルスソフトを導入しているか
• * PCの操作履歴のログ管理はされているか
• * USBなどを利用してデータを持ち運ぶことはないか
• * ログインパスワードなどは定期的に変更しているか

上記を聞き出せれば良いですが、難しければ個人情報管理ができていることを第三者機関によって証明されていることを示す「プライバシーマーク（Pマーク）」を保有しているかどうかを確認しましょう。情報資産を安全に運用できていると認める国際規格、「ISO27001」を保有している業者もあります。
セキュリティについては中々聞きにくい部分ではありますが、自社の大切な情報を漏洩させるリスクはないか、しっかり確認しておきましょう。

原本の取り扱い

スキャニング代行サービスを利用する際、原本の取り扱いをどのようにするかも確認しておきましょう。いくら高品質な作業で資料のデータ化をしてもらえる業者を選んだとしても、原本の取り扱いが適切に行われなければ信用できません。

• 返却
• 業者によって廃棄または溶解

一般的には上記の2つの方法があるため、事前に確認しておきましょう。また返却を選ばず、業者に廃棄や溶解を頼む場合、廃棄証明書や溶解証明書の発行をしてもらえる業者に依頼すると安心です。
廃棄すると言ってそのままオークションなどに出品してしまう悪質な業者もいるため、十分に注意してください。

サポート体制

手厚いサポート体制が整っているかどうかも、スキャニング代行サービス業者を選ぶときのポイントです。

• 質問事項に対しての回答方法
• 回答スピード

上記に加え、前述した文書情報管理士が業務に当たる場合や、電子化した後の運用方法についての提案がある場合は、より信頼性も高まるでしょう。スキャンして終わりではなく、サポート体制が手厚いかどうかも確認しておくと良いでしょう。

スキャニング代行サービスおすすめ6選

スキャン代行サービスの選び方を解説しましたが、実際におすすめのスキャニング代行サービスを紹介します。

• 価格
• 品質
• セキュリティ
• 原本の取り扱い
• サポート体制

上記の項目のほか、各業者の特徴について述べていますので、ぜひ参考にしてください。

【ISS・ディヴォートソリューション】カミデータ[スキャン]

価格	・お試しプラン（レターパック）：1通4,980円 ・通常プラン（段ボール）：1箱62,500円
品質	・NTTグループ各社及び株式会社アイ・エス・エスへの再依頼や昨今のテレワーク企業増、業界トップクラスの業務取り扱いにより日々の改善量の増加
セキュリティ	・株式会社アイ・エス・エスがPマーク取得済み ・ISO9001およびISMS等の個人情報保護のコンプライアンスに基づく厳格な環境での作業 ・堅牢なNTT局舎内作業及び、常に最善環境の整備
原本の取り扱い	返却・保管・廃棄（溶解処理）
サポート体制	・打ち合わせでの綿密な要望聞き取り・提案 ・多くの納品形態

カミデータ[スキャン]は、株式会社アイ・エス・エスとディヴォートソリューション株式会社の2社が運営している共同事業です。スキャニングサービスは自社の機密書類のデジタル化を依頼するものであるため、セキュリティが万全な会社に依頼する必要があります。

NTT東日本のグループ企業であり、PマークやISO9001を取得済みの株式会社アイ・エス・エスと、官公庁や大企業を顧客に持つディヴォートソリューション株式会社であれば、セキュリティの面でも安心です。

またカミデータ[スキャン]はセキュアな環境の整備だけではなく、高度作業も実施しており、大型サイズや建築図面の対応も請け負ってくれます。

他の業者と比較した際の納品形態の豊富さも特徴です。気になる方はまず、お試しプランから依頼してみてはいかがでしょうか。

サービスページURL：https://kamidata.jp/scan/

 

【うるるBPO】スキャン代行サービス

価格	・注文が「枚数 x 単価で7万円（税別）」に満たない場合、一律7万円（税別）となる ・データの解像度やスキャン方法により、料金が異なる（※400dpi以上は要相談）
品質	・高品質なスキャナ機 ・品質マネジメントISO90001に準拠した検品割合の実施 ・文書管理情報管理士の在籍
セキュリティ	・Pマーク有 ・国際規格の情報セキュリティ認証資格ISMS（ISO27001）有 ・高セキュアの入退室管理やカメラによる監視体制
原本の取り扱い	原則返却・廃棄の場合溶解（溶解証明書発行）
サポート体制	ヒアリングによる提案

うるるBPOは、低価格と短納期、提案力が強みのスキャン代行サービス業者です。徳島センターには130台以上のスキャナを設置し、熟練スタッフによって作業が行われています。
セキュリティ面も安心の管理体制を取っており、要望に合わせた提案も可能です。電子化を考えた際に検討候補に加えたい業者であると言えるでしょう。

【アクセア】スキャニング・文書電子化

価格	・基本料金1,000円 モノクロB4/A4　200dpi 1面9.9円〜
品質	記載なし
セキュリティ	・Pマーク有 ・国際規格の情報セキュリティ認証資格ISMS（ISO27001）有 ・店舗入退室のすべてのログを記録管理 ・作業状況の24時間録画体制
原本の取り扱い	記載なし
サポート体制	・ヒアリングによる提案

アクセアは印刷シェアリング事業やスペースシェアリング事業、アプリ開発事業など、さまざまな分野で私達の生活をサポートしてくれる会社です。スキャニングに関しても不定形書類からA0までの大判書類が取り扱い可能であるほか、資料を電子化した後のフォルダ作成、ファイル名入力などオプションも豊富で利用しやすい業者といえるでしょう。

【大塚商会】スキャニングサービス

価格	・1枚5円〜 ・法人向けの場合、最低受付料金は4万円から
品質	記載なし
セキュリティ	・Pマーク有 ・持ち出し不可書類は出張してスキャニングを行う
原本の取り扱い	記載なし
サポート体制	電話での問い合わせ対応有/ヒアリング・提案力については要確認

企業向けに多くのソリューションを展開している大塚商会のスキャニング代行は、低価格で評価の高いサービスです。詳しい概要はHPにはあまり記載されていないため、見積もりを出してもらう流れの際に、気になることは積極的に質問していくと良いでしょう。

【日本通運】スマートスキャニング

価格	・フル電子化サービス：45,000円〜/1箱 ・オンデマンド電子化サービス：初期入庫1件につき70円、閲覧1件につき450円、管理費月30,000円〜
品質	記載なし
セキュリティ	・Pマーク有 ・ISO27001認証取得
原本の取り扱い	・フル電子化サービス：原本溶解 ・オンデマンド電子化サービス：原本溶解（必要に応じて返却）
サポート体制	・オンデマンド電子化サービスにおいてヒアリング有

日本通運は、万全なセキュリティ体制のもと、資料の輸送からデータ化、保管、溶解作業までを一貫して行うスキャニング代行サービス業者です。預かった文書すべてを電子化するフル電子化サービスと、必要な部分だけ電子化するオンデマンド電子化サービスを展開しています。
HPではサービスの流れや導入事例がうまくまとまっているため、利用した際のイメージが掴みやすいのが特徴です。資料ダウンロードページから詳しい情報を確認した上で、一度検討してみてはいかがでしょうか。

【ヤマトシステム開発】文書スキャニングサービス

価格	・モデル価格：80,000円～ ※片面2000枚、A4とA3サイズのみ対応 ※「配送費用」「フォルダ仕分け」「リスト作成」などは別途御見積
品質	記載なし
セキュリティ	・Pマーク有 ・セキュリティカードによる入退室管理 ・監視カメラの設置
原本の取り扱い	応相談（廃棄または保管）
サポート体制	記載なし

物流や働き方、業務効率化など様々なサービスを展開するヤマトシステム開発は、スキャニング代行サービスも行なっています。全国のヤマト運輸も営業窓口となっているため、書類の輸送期間や電子化までの期間が短縮できる点は大きなメリットでしょう。
費用についてはモデル価格となっており、条件によって異なるため問い合わせが必要です。よくある質問に記載してありますが、見積もりには「書類の枚数やサイズ、製本状態の形状、付帯作業の数、PDFファイル名やフォルダ仕分けの条件」が必要です。

【ジェイ・アイ・エム】スキャニングサービス

価格	・基本料金（30,000円） ・ライト：10円／枚～ ・スタンダード：15円／枚～ ・契約書電子化：50円／枚～ ・属性付与：120円／件～
品質	文書情報管理士有（社員全員）
セキュリティ	・Pマーク有 ・国際規格の情報セキュリティ認証資格ISMS（ISO27001）有
原本の取り扱い	返却（廃棄・倉庫移管の場合有）
サポート体制	ヒアリングによる提案

スキャニング代行だけでなく、データ入力や電子帳簿、コンサルティングを行うジェイ・アイ・エムは、利用者の業務プロセスを最大限サポートしてくれる体制が整った会社です。社員全員が文書情報管理資格を取得しているため、電子化データの取り扱いやセキュリティにおいての心配はないと言ってもいいでしょう。スキャニング代行においては出張も行うほか、スキャニングを終えた文書を廃棄する際は廃棄証明書とともに写真撮影も行なってくれます。

スキャニング代行サービスに関するよくある質問

スキャニングとは

スキャニングとは、スキャナと呼ばれる機器を通して、紙の文書を電子データ化する作業です。印刷された情報は、PDFファイルやJPEGファイルに変換され、PCで保管できるようになります。
電子化の流れを受けてどのような業界においても、文書のスキャニングは必要な作業となっています。社内で行おうとすれば時間を取られ、本来の作業ができなくなってしまうことがあるため、スキャニング代行サービスの需要が高まっています。

スキャニング代行サービスのメリットは？

スキャニング代行サービスのメリットは、コストの削減やさまざまなサイズの書類がデータ化できること、データの保存状態が良いことです。自社でスキャニングを行おうとする際、ただスキャンすれば良いだけではなく、ホチキスや付箋を取るなどの付帯作業も発生し、人件費がかさむ場合があります。またスキャナのサイズに制限がある場合や、うまく取り込めない場合などがあるため、代行サービスを活用してスムーズに行いましょう。

スキャニング代行サービスはどう選ぶ？

スキャニング代行サービスの選び方には、価格、品質、セキュリティ、原本の取り扱い、サポート体制があります。自社でスキャニング代行サービス業者について話し合い、必要な条件を決めた上で、複数の業者から見積もりを取りましょう。

まとめ

今回は、スキャニング代行サービス業者とはなにか、利用するメリットや選び方を解説しました。企業が電子化へと移行するために、今まで使っていた紙の文書を電子化することは、必ず行わなければいけない作業です。
業者によってサービス内容や特徴が大きく変わってくるため、今回紹介した6社を比較し、自社に合ったスキャニング代行サービス業者を選ぶ要素としてください。